Minnesgåva
Minnesgåva till en kollega som har gått bort
Uppdaterad
Har en kollega gått bort och ni vill ge något gemensamt från arbetsplatsen? Utse en person som beställer, lägg ihop pengarna och låt hälsningen gå från er alla. Sökte du i stället efter arbetsgivarens skattefria gåva till en anställd vid till exempel en 50-årsdag är det ett helt annat begrepp hos Skatteverket, och skillnaden står i nästa avsnitt.
De flesta organisationer löser en gemensam gåva i det vanliga hälsningsfältet: du skriver till exempel ”Kollegorna på [företag]” i stället för ett enda namn. Vill arbetsplatsen betala med faktura i stället för att en person ligger ute med pengarna har Bris en egen företagsblankett för det.
Gå ihop några stycken och utse en av er att skriva hälsningen, så slipper ni en lång namnlista. Behöver ni fler formuleringar att välja bland finns texter och färdiga hälsningar till minnesbladet.
Är detta samma sak som arbetsgivarens minnesgåva till anställda?
Nej. Enligt Skatteverket är en ”minnesgåva” i skatte- och lönesammanhang en skattefri gåva som en arbetsgivare ger en anställd, med ett tak på 15 000 kronor. Den kan ges vid runda födelsedagar från 50 år, efter minst 20 års anställning eller när anställningen upphör, och kräver minst sex års sammanhängande anställningstid för att räknas som skattefri.
Efter ett dödsfall betyder ordet något annat: en penninggåva till en ideell organisation som hedrar minnet av den som har gått bort. Två skilda regelverk, alltså, och det är bara det senare som gäller när ni ger tillsammans från jobbet.
Vad händer innan gåvan blir aktuell?
Prevent, som ägs gemensamt av Svenskt Näringsliv, LO och PTK, beskriver en enkel ordning för arbetsplatser när någon i personalen dör: närmaste chef får beskedet först, informerar sina egna chefer och HR, och de som arbetat närmast den avlidna underrättas direkt av sin chef. Ofta ordnas en samlingsplats på arbetsplatsen innan de anhöriga kontaktas lyhört. Gåvan och kortet blir aktuella först efter det här.
Ett vanligt missteg är att företaget sätter in en egen dödsannons. Begravningsbranschens riksförbund SBF avråder: en annons från arbetsgivaren ger sällan något mervärde och kan till och med uppfattas som marknadsföring i fel sammanhang. En minnestext, eller den gemensamma hälsningen på minnesbladet, gör samma jobb utan den risken.
Vem ska stå som avsändare – och kan företaget fakturabetala?
Samma beslut avgör både minnesbladets hälsning och ett eventuellt kort på krans eller bukett från arbetsplatsen: någon behöver utses att representera er. SBF skriver att arbetsledningen bör bestämma vem som representerar, vad som ska stå på korten och vem som eventuellt håller tal, innan begravningen.
| Lösning | Passar när... | Styrka | Tänk på |
|---|---|---|---|
| Fritextfält, en person betalar | Ni är en mindre grupp och vill agera snabbt | Fungerar hos alla organisationer, inget särskilt formulär krävs | En person ligger ute med hela beloppet eller samlar in kontant eller via Swish |
| Företagsblankett med faktura (Bris) | Företaget vill stå formellt som avsändare | Ingen enskild person behöver ligga ute med pengar | Bris har en egen företagsblankett, fråga den organisation ni valt om motsvarande finns |
| Kort eller band på krans och bukett | Ni vill skicka blommor och ge en gåva | Ger både det traditionella och det moderna uttrycket | Kräver att ni gör två separata beslut i stället för ett |
Snabbt val
- Ni är få och vill agera nuEn kollega skriver hälsningen och signerar med ”Kollegorna på [företag]” i organisationens vanliga formulär. Röda Korset bekräftar att fältet tar emot fri text för både hälsning och avsändare, bara utan emojier.
- HR eller ledningen vill fakturabetalaBris har en särskild företagsblankett med fält för företagsnamn, organisationsnummer och betalning via faktura, kort eller Swish. Andra organisationer bör kontaktas direkt för att se om de erbjuder motsvarande.
- Ni skickar blommor ocksåUtse samma representant för texten på kransbandet som för minnesbladets hälsning, så blir det ett beslut i stället för två.
Hur skriver ni en gemensam hälsning utan en lång namnlista?
Fackförbundstidningen Kollega ger den mest konkreta metoden för att skriva en text tillsammans: gå ihop flera stycken och utse den som uttrycker sig bäst att formulera hälsningen. Undvik långa titlar och alltför många underskrifter, det räcker med till exempel ”Kollegorna på [företag]” i stället för varje namn för sig. Rådet gäller formellt en tidningsruna, men samma metod fungerar lika bra för minnesbladets hälsning eller kortet på kransen: skriv om den som gått bort, inte om er själva.
Hur mycket brukar en arbetsplats ge, och vad mer kan ni göra?
Det finns ingen tariff, men Begravningsbolaget ger en fingervisning: närmare familj och släkt ger ibland mer, medan en arbetskollega eller vän kanske ger en mindre summa. Är ni flera som lägger ihop till en gemensam gåva väger den ändå tungt som helhet, oavsett vad var och en bidrog med.
Utöver gåvan väljer många arbetsplatser att samlas en kort stund: en tyst minut, ett tänt ljus eller en enkel minneshögtid med ett fotografi och kanske gemensam sång. Det är angränsande till själva gåvan, men hör ihop med samma initiativ, att arbetsplatsen tar ett tydligt och organiserat avstamp i sorgen.
Får alla som bidrar skattereduktion om ni samlar in gemensamt?
Här behövs en reservation, för ingen källa uttalar sig direkt om just kollega-scenariot. Skatteverkets grundregel är att skattereduktion kräver att gåvan går att koppla till givarens eget personnummer, per gåvotillfälle. Samlar kollegorna in pengar i en gemensam kassa och en person lämnar in det som en enda gåva i sitt namn, är det rimligen bara den personens personnummer som knyts till gåvan. Vill var och en kunna få skattereduktion för sin egen del är det tryggast att var och en ger sin andel direkt till organisationen i eget namn, i stället för att slå ihop allt till en klumpsumma. Gäller skattereduktionen för hela gruppen, kolla grunderna för minnesgåvans skatteregler och hör efter med vald organisation.
Vanliga frågor
Är minnesgåva till en avliden kollega samma sak som arbetsgivarens minnesgåva?
Nej. Arbetsgivarens minnesgåva är enligt Skatteverket en skattefri gåva till en anställd, med tak på 15 000 kronor, vid till exempel en 50-årsdag eller när anställningen upphör. Minnesgåvan efter ett dödsfall är i stället en gåva till en ideell organisation för att hedra en avliden kollega.
Kan företaget betala minnesgåvan via faktura?
Hos Bris går det, via deras särskilda företagsblankett med fält för organisationsnummer och fakturabetalning. Alla organisationer har inte en sådan blankett, så fråga den ni valt om de kan fakturera arbetsplatsen i stället.
Hur skriver vi en gemensam text utan att lista alla namn?
Utse en av er att skriva hälsningen efter att ni pratat ihop er, enligt metoden från fackförbundstidningen Kollega. Signera till exempel med ”Kollegorna på [företag]” i stället för varje enskilt namn, och skriv om den som gått bort snarare än om er själva.
Får alla som bidrar till en gemensam insamling skattereduktion?
Bara den vars personnummer knyts till gåvan, enligt Skatteverkets grundregel om att gåvor kopplas till givarens eget personnummer. Ger ni som en gemensam klumpsumma i en persons namn är det rimligen bara den personen som kan komma i fråga. Vill alla få skattereduktion behöver var och en ge sin egen andel direkt till organisationen.
Det sista ni behöver bestämma
Har ni redan utsett en representant och en organisation återstår bara hälsningen. Fastnar ni på orden är det lättare att utgå från en färdig formulering och byta ut ett par ord än att börja på tom sida.